17:35 / 17 мая 2024
Недавнее исследование датских ученых показало, что среднестатистические пользователи тратят до 20% времени на решение банальных проблем с компьютерами. Из-за несовершенных ИТ-систем страдает КПД сотрудников и, как следствие, результативность компании. Эксперты поделились с IT Speaker методами повышения продуктивности персонала.
Большинство людей испытывают раздражение при работе с компьютерами и могут рассказать страшную историю о важной презентации, которая не была сохранена, или системе, которая дала сбой в критический момент. В этом убедились ученые университетов Роскилле и Копенгагена в ходе исследования: в нем приняли участие 234 человека, которые проводят у ПК от шести до восьми часов рабочего времени. Среди них были студенты, бухгалтеры, консультанты и опытные ИТ-специалисты. В течение часа участники сообщали о ситуациях, в которых компьютер не работал должным образом, или когда участники были расстроены тем, что не успели выполнить свою задачу. Эксперимент показал, что чаще всего они сталкивались с проблемами медленной загрузки, зависанием, сбоями программ и трудностью отыскать нужный сервис.
Подобный эксперимент ученые проводили в 2008 году. Тогда они пришли к выводу, что люди тратят до 50% своего рабочего времени на решение компьютерных проблем, из-за чего испытывают раздражение. Повторное исследование, проведенное в июне 2023 года, показало, что продуктивности работы мешают те же фундаментальные проблемы, которые были и 15-20 лет назад, – недостаточная производительностью и отсутствие удобной ИТ-инфраструктуры для пользователя. Так, несмотря на постоянное совершенствование технологий, люди все равно тратят в среднем от 11 до 20 процентов времени на решение компьютерных проблем.
Практически все сотрудники компаний работают с техникой, и даже элементарные действия зачастую могут затормаживать работу и продлевать дедлайны. Для того, чтобы минимизировать риски срыва процессов от компьютерных проблем, специалисты стараются придерживаться определенных правил работы с ПК – помнить о горячих клавишах, магии перезагрузки и пользоваться внутренней техподдержкой.
Однако не всегда продвинутые навыки работы с ПК обеспечивают высокую продуктивность сотрудника. Для организации работы за компьютером многие компании используют специальные методики, программы и сервисы, систематически проводят обучение, что помогает им повысить КПД персонала.
Как отметил директор по продукту студии Akademia Александр Троицкий, ключевая задача в управлении командой — выстраивание работы таким образом, чтобы исполнителю было достаточно только прочитать саму задачу и сразу приступить к ее осмыслению и исполнению, не тратя энергию на лишние вопросы и время на преодоление компьютерных проблем. Для этого в помощь исполнителю нужны грамотная постановка задач по SMART (методика постановки целей и задач в управлении), референсы и ТЗ.
Основатель агентства Oganov.Digital Максим Оганов считает, что чаще всего КПД сотрудников снижают такие факторы, как недостаточная коммуникация между разными отделами или членами команды, непонимание целей и ожиданий со стороны руководства или менеджмента, отсутствие четкого планирования и приоритизации задач, плохо организованное рабочее пространство и некачественное оборудование, недостаточная мотивация и вознаграждение, отсутствие подходящих навыков и знаний для выполнения задач.
Он поделился перечнем программ, которые помогут эффективно организовать работу персонала и увеличить его продуктивность.
Для проектного управления и работы внутри команды предприниматель рекомендует использовать такие сервисы, как Trello, Asana, Weeek, Compass. Они помогут в планировании задач, организации проектов и коммуникации внутри команды.
Для управления работы с клиентами можно использовать те же программы или специальные CRM-системы (инструменты оптимизации бизнес-процессов) – amoCRM, МегаПлан. Однако агентство Оганова остановилось на системе «Битрикс24», которая помогает оптимизировать бизнес-процессы и включает в себя большой функционал по управлению командой и клиентами.
Чтобы создавать удобные списки дел, отслеживать процессы выполнения задач, расставлять приоритеты и управлять временем, удобно использовать сервисы Todoist, Remember The Milk, Microsoft To-Do. Однако есть и качественный отечественный аналог софта: Оганов советует использовать систему «Инсайдер.рф», благодаря которой можно отследить, чем занимался каждый сотрудник на рабочем месте.
Для удобного обмена сообщениями, проведения видеозвонков, совместной работы с файлами и их обмена подойдут сервисы Microsoft Teams, Диск Битрикс24, Compass, Яндекс.Диск, Google Drive.
В автоматизация рабочих процессов – повторяющихся задач и интеграции различных программ – помогут Albato, Zapier, IFTTT.
Дополнительными инструментами для оптимизации рабочих процессов могут служить сервисы для создания сложных отчетов и визуализации данных Google Analytics, Microsoft Power BI, Tableau.
Александр Троицкий из Akademia рассказал, что сотрудники компании пользуются современными инструментами проектной коммуникации и взаимодействия: краткосрочные очные встречи внутри команд, планирование спринтов (выполнение задач за короткий период), таск-трекер с настроенными внутри бизнес-процессами, исходящими из типа проекта (онлайн или офлайн) для группировки задач.
Он добавил, что под каждый тип проекта в Jira (платформа для управления проектами и отслеживания ошибок) в компании настроили поля для описания и постановки задач, и этапы ее прохождения между отделами (арт-дирекшн, чек-разработка, тестирование креатива), чтобы результаты задач не отходили от изначальной концепции.
Заместитель гендиректора по ИТ «Агентства инноваций Москвы» Павел Ермаков рассказал, что для отслеживания продуктивности работы сотрудников в ИТ-подразделении была реализована идея геймифицированной альтернативы ERP-системы (ПО для автоматизации бизнес-процессов и управления трудовыми ресурсами), чтобы фиксировать результаты и отслеживать продуктивность работы персонала.
Как рассказал эксперт, при использовании игрового подхода каждый специалист не только выполняет свои задачи и приносит профит компании, но и получает за выполнение своих обязанностей ачивки – баллы и ранги. Так, происходит проецирование игрового персонажа на работника, который повседневно наращивает свои профессиональные компетенции.
«Каждый сотрудник в матрице компетенций видит, какими навыками обладает его коллега, который находится на ступень выше и испытывает потребность прокачивать себя как героя в игре и реальности новыми скиллами. Таким образом у работодателя появляются новые инструменты для вовлечения подчиненных в решение рутинных задач», – поясняет Ермаков.
По его словам, тестовые модули, внедренные для проверки гипотезы эффективности инструмента, показали, что геймифицированая система повлияла на время выполнения процессов – оно сократилось на 20%. Повысилась активность использования справочных порталов, особенно разделов, где размещены задачи, возросло качество выполнения самих задач, и соответственно, стало меньше возвратов на доработку. Была достигнута главная цель – NPS (индекс потребительской лояльности) внутри управления вырос на 20%.
И все-таки, как отметил датский профессор Каспер Хорнбек, нет плохих пользователей, есть плохие системы. Он уверен, что повысить продуктивность сотрудников получится в том случае, если компании и организации будут вкладывать больше ресурсов в обеспечение бесперебойной работы ПК, а ИТ-разработчики станут уделять больше внимания разработке удобных для пользователей систем, чтобы сделать их максимально простыми в работе.
Поделиться новостью
17:35 / 17 мая 2024
17:20 / 17 мая 2024
17:03 / 17 мая 2024
16:35 / 17 мая 2024
60% россиян готовы работать 4 дня в неделю
17:35 / 17 мая 2024
Число самозанятых ИT-специалистов в РФ выросло
15:09 / 17 мая 2024
С 2014 года Samsung продала почти 3 млрд смартфонов
16:40 / 16 мая 2024
На 10-20% выросли расходы компаний РФ на ИБ
16:00 / 16 мая 2024