Автоматизация бизнес-процессов: кейсы российских компаний

Константин Рыбченко, руководитель проектов ИТ-компании «Вебфлай»

Задача: настроить Институту дополнительного профессионального образования автоматическое формирование документов: договоров на обучение, дипломов, отчетов. До начала работы в Битрикс24 составление ежемесячного отчета в Минобразования занимало от 3 до 7 рабочих дней, так как сотрудники сводили воедино данные из разных таблиц и журналов. Если в документе допускалась ошибка, то все приходилось переделывать. 

Что было сделано: рутинные задачи были автоматизированы: теперь CRM берет нужную информацию из разных источников и подставляет в нужный документ. 

Результат: отчет Минобразования формируется в пару кликов вместо 3-7 рабочих дней.

Владимир Дюбанов, исполнительный директор Expasoft

Задача: внедрить цифрового консультанта для работы с 1С для одной из крупнейших российских страховых компаний (входит в ТОП-10 страховщиков России), чтобы снизить требования к операторам службы поддержки и ускорить процесс обучения. 

Что было сделано: интегрировали диалогового ассистента в систему урегулирования убытков на базе 1С. Цифровой ассистент консультирует оператора поддержки во время общения с клиентом по статусу урегулирования убытка КАСКО и ОСАГО. При этом цифровой ассистент выступает в роли консультанта одновременно для всех операторов компании. 

Результат: ежемесячно робот обрабатывает 1500 обращений от специалистов контакт-центра. В два раза снизилось среднее время обработки запроса клиента — с 240 до 120 секунд. 

Максим Камышев, директор по SaaS «Аспро»

Задача: автоматизировать финансовый учет. 

Что было сделано: плановые показатели доходов и расходов теперь заносятся в финансовый блок Аспро.Cloud (собственная разработка компании), далее интеграции с банками и платежными сервисами автоматически подтягивают данные о поступлениях и расходах в систему, а роботы автораспределения платежей по статьям ДДС разносят более 93% данных, остается пару раз в неделю провести небольшую актуализацию. 

Результат: время закрытия квартала сократилось с 1,5 месяцев до 10 дней. Сверка плановых и фактических показателей происходит моментально — достаточно изучить виджет исполнения бюджета. 

Помимо финучета, компания использует Аспро.Cloud для управления поручениями, процессами разработки продуктов и продаж, онбординга новых сотрудников.

Олеся Мамонтова, управляющая «Мамонтов Консалтинг»

Задача: автоматизировать весь цикл работы с клиентами в компании, занимающейся системами охраны: от обработки сервисных заявок на подключение, подготовки сметы до ежемесячных расчетов, смены пакетов и так далее. Ранее поступление и обработка платежей занимала около двух недель. Сотрудники, которые занимались этим процессом, постоянно задерживались на работе и не ходили в отпуск. Клиентам из-за отсутствия актуальных данных об оплате оказывали услуги без оплаты, фактически за свой счет. Понять, кто и кому должен, было невозможно. 

Что было сделано: внедрено решение на базе Dynamics Nav, которое позволило автоматически обрабатывать и отражать на балансе платежи из разных источников.

Результат: все поступающие платежи обрабатываются практически моментально, самое позднее — на следующий расчетный день; баланс клиента всегда актуален, расчеты прозрачные; сотрудники перестали задерживаться, работать по выходным и стали спокойно уходить в отпуск.

Роман Калашников, генеральный директор «Фобизнес»

Задача: автоматизировать документооборот, так как все договоры, дополнительные соглашения, акты присылались по почте. Ситуацию усугубляло большое количество разных типов договоров: по сопровождению, проектному отделу, внутренние соглашения с подрядчиками. Многие из документов редактировали и согласовывали сразу несколько сотрудников, поэтому нередко чьи-то комментарии терялись.

Что было сделано: разработана система автоматизированного документооборота, которая позволила настроить типовые процессы договорной работы (от подготовки до расторжения), внести в нее виды договоров и настроить маршруты согласования. 

Дополнительно разработана карточка контрагента: после появления данных о контрагенте в документообороте, информация автоматически переносится в другие учетные системы компании. Параллельно с этим формируется договор, куда включена информация с реквизитами партнера, датой, номером и содержанием. 

Результат: автоматизация документооборота ускорила процессы в 3-7 раз: если раньше на формирование и согласование одного договора уходила неделя, то сейчас – 1-2 дня. 

Денис Чекрыгин, исполнительный директор IT Test

Задача: заменить зарубежные сервисы и ПО, ушедшие из России.

Что было сделано: разработана собственная система управлением тестированием DoQA, которая сократила трудозатраты на написание и выполнение тестовых сценариев при разработке продуктов. 

Результат: время, затрачиваемое на актуализацию тестов, уменьшилось на 20%, на погружение новых сотрудников в процессы тестирования проектов – на 30%. Скорость написания тестовой документации увеличилась более чем на 25%.

Карина Кожаринова, исполнительный директор CRM-Group

Задача: автоматизировать процесс создания и отправки email-рассылок, писем в мессенджерах и по SMS. Процесс подготовки писем выглядел так: менеджер проекта получал запрос от клиента и формировал ТЗ для автора текстов. После того, как текст был готов, менеджер ставил задачу дизайнеру, а позже передавал дизайн на верстку. На создание одного письма уходило не менее 9 часов работы. 

Что было сделано: начали использовать онлайн-конструктор писем EmailMaker. Создание типового письма теперь выглядит так: автор текста создает черновик в конструкторе писем, используя готовые блоки, согласует текст с менеджером и передает на дизайн. Дизайнер без дополнительных пояснений добавляет готовый дизайн сразу в EmailMaker. Менеджеру проекта остается только забрать готовое письмо на согласование и отправку.

Результат: время на создание писем для email-рассылок сократилось с 9 до 4 часов. 

Cергей Хомутов, генеральный директор INSPECTRUM CLINIC

Задача: организация медосмотров по приказу 29Н, чтобы сократить время приема и решить вопрос с бумажной волокитой.

Что сделано: разработан собственный ИТ-сервис.

Результат: организация медосмотра инженером по охране труда сократилась с 3-5 дней до 1 часа, прохождение медосмотра сотрудником предприятия — с двух часов до одного часа,  получение полного пакета закрывающих документов — с 20 дней до 3-10 дней. Договоры, списки, медзаключения генерируются автоматически. 

Илья Веригин, директор по работе с госзаказчиками компании «Биорг» 

Задача: автоматизировать кадровое делопроизводство и ускорить процесс найма сотрудников в розничных аптеках в 44 регионах России.

Что сделано: внедрена ИИ-платформа распознавания, анализа и верификации данных Beorg Smart Vision (собственная разработка компании). ИИ-система параллельно сканирует, распознает данные и заполняет карточки дела в электронной базе данных. Российский паспорт ИИ распознает за 5 секунд, а рукописные развороты — до 2 минут. Полный комплект для трудоустройства — до 10 минут.

Результат: суммарно за год обработано 2625 комплектов кадровых документов, включая такие сложные для ИИ документы, как трудовые книжки, рукописные справки и заявления. Время на оформление нового сотрудника сократилось с 45 минут до 10 минут. Автоматизация сэкономила почти два месяца ручной работы. 

Юрий Андреев, руководитель проектного офиса DD Planet

Задача: автоматизировать работу колл-центра финансового маркетплейса «Выберу.ру» с помощью Битрикс24. Ранее пользователь выбирал продукт, оставлял заявку и дожидался звонка менеджера, который обрабатывал заявки вручную. 

Что сделано: разработана CRM-система на основе Битрикс24, которая автоматически передает заявки оператору, формируется отчетность по звонкам и заявкам (тема, дата, продолжительность, статус, ответственный менеджер, сохраняется запись разговора), а данные можно отфильтровать по операторам, результатам, клиентам, посмотреть объем звонков, среднюю продолжительность, списки обзвона. 

Результат: объем обработки на одного человека вырос в 2-3 раза, а скорость – в 3 раза, тем самым увеличилась пропускная способность колл-центра. Сейчас заявки с сайта автоматически попадают в CRM, а оператор, которого система выбирает автоматически, получает задачу связаться с клиентом. Кроме того, сотрудники избавились от необходимости писать отчеты в Excel,  повысилась конверсия заявок  и, как следствие – доходность на одного клиента.