НТЦ АРГУС: расхождения в данных об ИТ-активах ведут к лишним закупкам

В российских компаниях основная проблема с ИТ-активами возникает не из-за отсутствия их учета, а из-за того, что компании не всегда могут подтвердить достоверность данных. Каждая система содержит корректные сведения для своего процесса, но их расхождения не всегда выявляются и устраняются вовремя. Об этом IT Speaker рассказали в НТЦ АРГУС.

По результатам исследования стало известно, что один ИТ-актив может одновременно учитываться в нескольких системах: 

• в ERP отражены его стоимость и материально ответственное лицо;

• в складской системе – остаток; 

• в техническом контуре – место эксплуатации;

• в EAM или ТОиР – ремонт или замена;

• в CRM –  связь с клиентом и договором. 

Один из наиболее сильных сигналов исследования связан с проверкой резерва перед закупкой. Само наличие оборудования на складе еще не означает, что им можно закрыть текущую потребность. Необходимо учитывать техническую совместимость, состояние, действующие резервы, владельца, возможность перемещения и срок подготовки к эксплуатации. Пока эти сведения собираются из разных источников, новая закупка часто оказывается более простым и надежным решением, чем перераспределение уже имеющихся ИТ-активов. 

Инвентаризация даже в зрелых организациях по-прежнему требует выгрузок из учетных систем, сверки с рабочими файлами подразделений, физического обхода площадок, а также ручных запросов в региональные подразделения и ожидания подтверждения фактического местонахождения и статуса ИТ-активов. 

Как рассказал IT Speaker Тимофей Мельников, руководитель отдела разработки контентных модулей компании VolgaBlob, проблема с ИТ-активами начинается, когда дело доходит до инвентаризации тысяч или десятков тысяч сущностей. В таком случае необходимо вести и поддерживать реестр, формализовать процесс внесения в него активов и их выдачи, добиться того, чтобы реестр стал единственным источником достоверных данных. 

Однако чем сложнее регламент, тем чаще сотрудники будут искать короткие пути, которые приведут к пропуску обязательных шагов и со временем превратят формально правильную систему в набор устаревших записей. Дополнительную сложность создает специфика ИТ-активов, многие из которых являются нематериальными. Они могут перемещаться, дублироваться или годами существовать в инфраструктуре – не обслуживаемые, но и никуда не исчезнувшие. 

«Корень проблемы чаще всего кроется в организационной разрозненности, а не только в технике. У ERP, складской, EAM и ITSM-систем свои «правды», и без единой модели данных статус и местоположение актива расходятся. Техническую несовместимость можно устранить интеграциями, но без сквозного процесса и владельцев данных расхождения сохранятся», – рассказал IT Speaker Андрей Филиппов, директор по развитию интеграционных и инфраструктурных решений «ЕМДЕВ» (EmDev).

По мнению Мельникова, помочь здесь может применение комплексного процессно-технологического подхода. Например, упрощение процедур регистрации и выдачи активов, пересмотр архитектуры реестра в пользу децентрализации, внедрение систем автоматического сканирования инфраструктуры, использование систем долгосрочного планирования ресурсов, построенных на основе ML и ИИ. 

Наиболее выраженный запрос на ITAM ( IT Asset Management – полный комплекс мер по учету, контролю и управлению цифровыми и физическими ресурсами компании) исследователи зафиксировали у операторов связи и предприятий с территориально распределенной инфраструктурой. В таких организациях оборудование перемещается между площадками, складами, подразделениями, подрядчиками и клиентами, а его статус меняется сразу в нескольких учетных контурах. Чем длиннее этот маршрут, тем сложнее компании определить, где ИТ-актив находится фактически, доступен ли он для повторного использования и какие данные о нем считать актуальными. 

«Мы увидели, что компаниям нужен не еще один реестр оборудования. Данные об ИТ-активах у них уже есть, причем сразу в нескольких системах. Проблема возникает в момент принятия решения: можно ли использовать оборудование из резерва, следует ли закупать новое, готов ли ИТ-актив к повторной выдаче, нужно ли продлевать лицензию. Если достоверность исходных данных нельзя подтвердить, компания вынуждена закладывать дополнительный объем при закупке и резервировании оборудования. В результате часть активов остается невостребованной, что приводит к замораживанию капитала и росту расходов», – прокомментировал Евгений Мошняцкий, коммерческий директор НТЦ АРГУС. 

Отдельной проблемной зоной участники исследования назвали лицензии и подписки. Количество приобретенных лицензий и подписок, условия договоров и сведения об их реальном использовании обычно отражаются в разных источниках.  Эти данные сводятся перед продлением, когда возможности перераспределить лицензии или скорректировать объем закупки уже ограничены.

«Переплата за неиспользуемые лицензии и подписки возникает, когда данные о закупках, фактическом использовании и сроках продления находятся в разных системах. В качестве решения тут можно предложить интегрировать ITAM с ERP, ITSM и договорным контуром, чтобы автоматически выявлять неактивные лицензии и продления только по подтвержденной потребности», – добавил Филиппов. 

Для операторов связи исследование выявило дополнительный класс задач, связанных с клиентским оборудованием, ЗИП, техникой на объектах связи и выдачей подрядчикам. Возвращенное оборудование может физически находиться на складе, но его договорной, финансовый и технический статусы обновляются в разное время. До завершения такой сверки ИТ-актив нельзя уверенно вернуть в резерв и использовать повторно. 

Именно такой разрыв между фактическим состоянием ИТ-актива и данными о нем в разных системах лежит в основе одного из ключевых выводов исследования: ITAM не должен заменять корпоративные ERP-системы, прикладные решения 1С, NRI, ITSM, EAM, ТОиР, складские и договорные системы. Его задача - связать данные из этих контуров, определить достоверный источник для каждого атрибута, зафиксировать расхождения и довести их до конкретного действия с ИТ-активом. 

«Результаты исследования показывают, что управление ИТ-активами перестает быть исключительно технической задачей учета и становится полноценной управленческой функцией. Особенно это важно для крупных компаний с территориально распределенной инфраструктурой, где качество данных напрямую влияет на стоимость владения инфраструктурой и эффективность использования капитала», – дополняет Евгений Мошняцкий, коммерческий директор НТЦ АРГУС.

Ранее SimpleOne совместно с партнерами провела исследование процессов управления ИТ-активами в российских компаниях, в котором приняли участие более 100 организаций из разных отраслей. Большинство участников оценили зрелость своих ITAM-процессов как низкую – 80% поставили себе 1-3 балла из 5.