Эксперт рассказал, как цифровизация документооборота помогает бизнесу

Растущие объемы информации, потребность в быстром взаимодействии с контрагентами и использовании надежных каналов связи делают электронную подпись необходимостью для бизнеса. Коммерческий директор Sign.Me Тимур Алексеев рассказал IT Speaker, почему бизнесу стоит перейти на электронный документооборот и как это сделать.

Зачем бизнесу нужна цифровизация документооборота

Цель цифровизации – повысить эффективность и прибыль компании, укрепить ее рыночные позиции. Один из ключевых шагов в этом направлении – переход на электронный документооборот. Он ускоряет процессы, снижает издержки, упрощает работу с документами и позволяет увеличить количество клиентов.

Цифровизация помогает быстрее обрабатывать документы, снижает затраты на их хранение и транспортировку, минимизирует ошибки и влияние человеческого фактора, обеспечивает быстрый и удобный доступ к информации, а также позволяет обслуживать больший поток клиентов за счет экономии времени. Важный плюс – безопасность. Рукописная подпись несет риски утраты и повреждения важных бумаг, высокие затраты на печать, хранение и логистику, а также замедляет обработку и усложняет поиск нужной информации.

Преимущества цифровизации для бизнеса:

• Снижение расходов

Переход на электронный документооборот сокращает затраты на хранение, транспортировку документов и печать. Компании экономят на офисных расходных материалах и содержании архивов.

• Оптимизация процессов

Цифровизация документооборота ускоряет бизнес-процессы, освобождая время сотрудников для более важных задач. Например, согласование документа, которое занимало несколько дней, теперь выполняется за считанные минуты, что позволяет работникам обслуживать больше клиентов и повышать прибыль. Очереди за подписью у руководства также уходят в прошлое.

• Надежное подписание и хранение данных

Документы, подписанные усиленной электронной подписью, надежно защищены криптографией: их нельзя подделать или внести в них односторонние правки. Электронные файлы могут храниться на смартфонах, что исключает риск потери важных договоров и обеспечивает доступ к ним в любое время и в любом месте.

• Снижение уровня ошибок

Автоматизация процессов снижает влияние человеческого фактора, минимизируя вероятность ошибок. Пример ситуации: сотрудник заключал договор со своим клиентом. Клиент внес несколько правок по электронной почте, которые были утверждены всеми сторонами. Сотрудник распечатал договор и отправил на подписание клиенту в другой город. Вскоре выяснилось, что он распечатал старую версию договора. Теперь необходимо перепечатывать договор и снова оплачивать курьера, а получение денег за оказание услуг отсрочилось. Электронная подпись позволяет избежать таких ситуаций.

• Качественная обработка информации

Цифровые сервисы позволяют эффективно собирать, анализировать и использовать данные. Например, с электронной подписью вы можете быстро посмотреть условия договора, проверить наличие всех необходимых документов вместо того, чтобы искать их в бумажных архивах и тратить время.

В результате все эти преимущества способствуют повышению доходности компании и эффективности процессов.

Сервисы ЭДО, КЭДО и ЭП

Разберемся, какие цифровые инструменты помогают компаниям эффективно подписывать документы онлайн. А также в чем разница между понятиями ЭДО, КЭДО и ЭП, которые на первый взгляд кажутся похожими друг на друга.

Электронный документооборот (ЭДО) – это сервис для внешнего документооборота, позволяющий юридическим лицам дистанционно подписывать и обмениваться любыми документами с клиентами и контрагентами.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это сервис для внутреннего документооборота, используемый бизнесом для подписания и обмена документами со своими сотрудниками.

Что их объединяет? Без электронной подписи эти сервисы не могут полностью функционировать. Электронная подпись является основой любого электронного документооборота. Каждый участник сделки должен иметь свою ЭП для подписания документов онлайн.

Что такое ЭП и какие есть виды

Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи. В России, согласно действующему законодательству, различают следующие виды ЭП: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП).

Простая электронная подпись часто используется в повседневной жизни, не привлекая внимание: подтверждение оплаты через СМС, согласие на email-рассылку или вход в аккаунт. Этот вид наименее защищенный, так как пароль можно подобрать, а личность подписанта не всегда удается подтвердить (даже ребенок может создать почтовый аккаунт за другого человека и подписаться на email-рассылку).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью криптографии – математического алгоритма, который невозможно взломать. УНЭП подходит для подписания документов в бизнесе: договоров, кадровых и административных документов, актов. Она не применима для работы с госорганами, например, для подписания счетов-фактур или регистрации юрлиц.

Усиленная квалифицированная электронная подпись также использует криптографическую защиту. УКЭП подходит для подписания практически любых документов. Но чаще всего ее используют для подписания документов, требующих передачи в госреестры, таких как регистрация прав на недвижимость или подписание счетов-фактур. Для повседневного документооборота такой вид ЭП хоть и возможен, но необязателен, ввиду дороговизны и сложности получения всеми сторонами.

ПЭП ненадежна для документооборота, она подойдет только для подтверждения простых действий, например, согласия с правилами при регистрации на сайте. УНЭП – оптимальный вариант для повседневного документооборота компании, а УКЭП нужна для передачи документов в госорганы.

Этапы внедрения ЭП, ЭДО и КЭДО 

1. Подготовительный 

Определите цели и задачи внедрения, проведите анализ сервисов и выберите подходящий, основываясь на отзывах клиентов. Проверьте интеграцию с существующими системами, сформируйте рабочую группу с назначением ответственных за проект, оцените бюджет и сроки внедрения.

2. Планирование

Проведите аудит текущей системы документооборота. Организуйте обучение для сотрудников, разработайте инструкции и спланируйте поэтапный переход на электронный документооборот с учетом тестирования и сбора обратной связи.

3. Запуск и внедрение

Запустите пилотный проект, соберите отзывы сотрудников и при необходимости скорректируйте процессы.

4. Применение и развитие

Мониторьте работу сервиса, оценивайте достигнутые KPI и анализируйте пользовательский опыт. Расширьте функционал и масштабируйте электронный документооборот на другие процессы.

Успешное внедрение электронного документооборота требует тщательного планирования, вовлечения всех участников и грамотного сопровождения на всех этапах.

Кейсы успешного внедрения электронного документооборота

Как агентство недвижимости сократило время сделки с 1,5 часов до 15 минут

Бумажный документооборот приносил много неудобств для компании и клиентов. Оформление документов в офисе занимало несколько часов.

После перехода на электронный документооборот время проведения сделки с недвижимостью удалось сократить с 1,5 часов до 15 минут, а рекорды достигают 5-7 минут. Это позволило агентству увеличить количество сделок с 50 до 2 500 в месяц.

Как теперь проходят сделки с электронной регистрацией: любой риэлтор может открыть запись на электронную регистрацию, выбрать удобное время и подойти в офис для проведения сделки с клиентами. К нему выходит сотрудник, осуществляет процедуру выпуска ЭП и подписания документов. Затем документы отправляются на электронную почту клиентов, что делает процесс быстрым и комфортным для всех сторон.

Как банк перевел 80% документов в электронный вид

При бумажном документообороте даже простое открытие вкладов и счетов требовало много времени и тщательной проверки документов, а также расходов на хранение архивов.

Переход на электронный документооборот позволил перевести 80% документов в электронный формат, повысить производительность сотрудников отделений банка и лояльность клиентов. Теперь клиенты могут получать услуги за считанные минуты и не стоять в очередях. Также снизились расходы на печать и хранение бумаги.

Оба кейса показывают, как внедрение электронного документооборота повышает эффективность бизнеса.

Цифровизация документооборота – это эффективное решение для бизнеса. Она экономит время участников сделок, снижает финансовые затраты компании и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более приоритетных задачах, улучшая качество взаимодействия с клиентами и повышая количество продаж.