Эксперт рассказал о нюансах перехода на ЭДО

Андрей Волков 

Руководитель отделов технической поддержки и обработки данных ГК «Синтека»

В рамках реализации идеи цифровой зрелости строительной отрасли Минстрой России стимулирует переход на электронный документооборот (ЭДО): в соответствии с приказом №1015/пр от 29 ноября 2022 вся исполнительная документация может предоставляться в электронной форме, подписанной усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Сферу закупок электронных документооборот также не обошел стороной. Но, как и у любой трансформации, у перехода на ЭДО есть определенные нюансы и сложности — просто оцифровать привычную документацию недостаточно, необходимо перевести все процессы работы с ней в цифру. 

Участники закупочной деятельности будучи частью строительного рынка подвержены влиянию трендов и постепенно осваивают новый формат взаимодействия с контрагентами. Одни переходят на ЭДО, чтобы соответствовать требованиям закупок по госконтрактам, другие — для автоматизации всего цикла работы, в том числе на электронных торговых площадках (ЭТП). Но обмен документацией внутри сервисов далеко не основная задача маркетплейсов, поэтому вместо получения статуса оператора ЭДО коммерческие и работающие по 223-ФЗ электронные торговые площадки часто прибегают к интеграции с лицензированными сервисами, такими как «Контур.Диадок» и СБИС — они соответствуют требованиям, перечисленным в приказе ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546. 

Подключение ЭДО на ЭТП проходит в два этапа: 

Первый этап — получение электронной подписи (ЭП). Для этого необходимо предоставить выбранному оператору ЭДО или лицензированному партнеру в лице электронной торговой площадки заявление на получение ЭП, компания-оператор должна выставить счет на подпись, после оплаты которого уполномоченному лицу для работы с ЭДО выдается ЭП. 

Но на этапе получения ЭП стоит учитывать несколько важных нюансов: 

• Выбор формата подписи исходя из целей ее применения: квалифицированная (КЭП) и неквалифицированная подпись (НЭП). Оба формата защищают документ от правок, внесенных после подписания, но только КЭП придает документам юридическую значимость. 

• Переход на МЧД*. Ранее сотрудники организации имели возможность подписывать документы ЭП юридического лица, но уже с 1 сентября 2023 года станет обязательным использование ЭП физического лица, подтвержденной МЧД. 

*МЧД — машиночитаемая доверенность, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя организации. 

Второй этап. Подключение к системе ЭДО. Для начала работы необходимо оплатить счет на предоставление услуг лицензированного сервиса ЭДО по тарифам и проверить сотрудничество с нужной ЭТП. После чего останется только войти в систему, используя индивидуальные логин, пароль или сертификат ЭП. 

По завершении этапов подключения участники закупок способны обмениваться юридически значимыми документами при работе на ЭТП, например, разной товаросопроводительной документацией (УПД, ТТН и счет-фактура). Таким образом закупочная деятельность становится более прозрачной, а создание и передача документации занимает меньше времени. Кроме того, становится проще отследить процесс согласования и быстро внести правки, при этом документы имеют удобный формат хранения и застрахованы от потерь. Важным плюсом для поставщика может стать то, что с момента передачи электронного УПД начинается отсчет периода оплаты, и у заказчика больше нет возможности сдвинуть расчет. 

При этом стоит иметь в виду некоторые сложности, которые не позволяют полностью отказаться от работы на бумаге: 

• Неравномерность уровня цифровизации отрасли: поставщики и заказчики, решившие перейти на ЭДО, должны найти готовых к данному формату взаимодействия контрагентов.

• Отсутствие ЭТрН: несмотря на то, что УПД, ТТН и счет-фактуры свободно используются в цифровом виде, отрасль пока не дошла до электронных транспортных накладных. 

К 2025 году большая часть накладных и счетов-фактур будут обязаны предоставляться ФНС в электронном виде. Попытки перевести бизнес в ЭДО предпринимаются государством более 10 лет, но несмотря на продолжительность процесса, законодательной базы для полного отказа от бумаги пока недостаточно. На данном этапе необходим прецедент для массовой цифровизации отрасли и утверждение единой документальной формы, подтверждающей факт перевозки грузов (ЭТрН). 

Также без внедрения систем верхнего уровня, которые представлены специализированным программным обеспечением, способным организовывать и хранить данные по закупкам, документация из килограммовых стопок превращается в гигабайтные папки. Пока ЭД в закупках не встраивается в связку «заявка — счет-фактура», где каждый закрывающий документ связан с заявкой на закупку, отчетные документы будут храниться в формате электронного хаоса.